Przepływ informacji w procesie spedycyjnym

Jeszcze przed rozpoczęciem przewozu trzeba ustalić wiele najmniejszych elementów, które w przyszłości wpływają na sposób realizacji całego zamówienia. Nie chodzi wyłącznie o wskazanie miejsca odbioru i dostawy. Znaczenie ma rodzaj towaru, jego masa, objętość, liczba opakowań, sposób zabezpieczenia a także warunki panujące w punktach przeładunkowych.

W sytuacji ładunków o oryginalnych wymiarach niezbędne może być wcześniejsze sprawdzenie sposobności dojazdu i przygotowanie dobrego pojazdu. Przy standardowych przesyłkach też występują ograniczenia, choćby na prawdę bardzo często są mniej widoczne. W magazynie może brakować miejsca na oczekiwanie auta, dostawa może być przyjmowana jedynie w określonych godzinach, a załadunek może wymagać wcześniejszego przygotowania towaru. Właśnie dlatego transport i spedycja wymagają zebrania dokładnych danych przed zobowiązaniem szczegółowego harmonogramu. Każda zmiana na tym etapie może posiadać wpływ na kolejne decyzje, zwłaszcza gdy pojazd ma realizować więcej niż jeden przewóz w ciągu dnia.

Przy kształtowaniu trasy warto patrzeć szerzej niż tylko na liczbę kilometrów. Droga wybrana na podstawie mapy może w rzeczywistych warunkach okazać się mniej praktyczna ze względu na ograniczenia dla cięższych aut, remonty, utrudnienia komunikacyjne albo trudny dojazd do miejsca rozładunku. W przewozach obejmujących kilka punktów znaczenie moraz kolejność wizyt. Ładunek powinien być rozmieszczony w pojeździe w taki sposób, aby dostęp do poszczególnych przesyłek odpowiadał kolejności rozładunków. W przeciwnym przypadku podczas postoju może być potrzebne przesuwanie innych produktów, co wydłuża obsługę. Czasem korzystniejsza okazuje się trasa nieco bardziej długa, niemniej jednak pozwalająca zachować ustalone godziny przyjęć. Innym razem niewielka zmiana kolejności punktów może ograniczyć liczbę dodatkowych czynności. Takie decyzje zależą od konkretnego przewozu i nie da się ich sprowadzić do jednego uniwersalnego schematu.

Usługi transportowe i spedycyjne obejmują także kontrolę informacji pojawiających się już w trakcie realizacji zlecenia. Przewóz może przebiegać w zgodzie z planem, ale wystarczy opóźnienie w trakcie załadunku, aby konieczne było ponowne sprawdzenie kolejnych godzin. Przy krótkiej trasie różnica kilkudziesięciu minut może nie posiadać większego znaczenia, jednak przy kilku zaplanowanych dostawach wpływa już na cały harmonogram. Z tego powodu istotne jest bieżące przekazywanie informacji w gronie osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie towaru, organizację przewozu i jego odbiór. W praktyce problemem bywają także rozbieżności między wcześniejszymi danymi a stanem realnym. O ile liczba palet jest większa niż podano albo towar zajmuje więcej miejsca, może pojawić się konieczność zmiany sposobu załadunku. Tak samo działa informacja o zmianie godzin pracy magazynu. Pozornie niewielka korekta może wymusić przesunięcie całej sekwencji przejazdu.

Przy regularnych przewozach w szczególności przydatne staje się analizowanie rzeczywistego przebiegu wcześniejszych zleceń. Sam plan nie pokazuje, ile czasu w rzeczywistości trwał załadunek, gdzie występowały postoje i w których miejscach pojawiały się trudności z przyjęciem towaru. Takie dane mogą mieć znaczenie przy przygotowywaniu kolejnych harmonogramów. O ile dany punkt regularnie wymaga dłuższego wymagania, warto uwzględnić to w planie zamiast zakładać czas wynikający jedynie z odległości. Tożsamo można oceniać zastosowanie przestrzeni pojazdu a także częstotliwość sytuacji, w których konieczna była zmiana kolejności dostaw. W przewozach międzynarodowych dochodzą dodatkowe czynniki, w głównej mierze różnice w organizacji ruchu, przepisy aktualne na poszczególnych trasach oraz czas niezbędny na czynności powiązane z przekraczaniem granic. W efekcie planowanie transportu pozostaje procesem zależnym zarówno od danych otrzymanych przed wyjazdem, jak i od warunków, które pojawiają się dopiero w trakcie realizacji zamówienia.

Więcej: import z Chin.