Planowanie szkoleń w firmie – etapy przygotowania i realizacji

W codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw wiele trudności wynika nie z braku wiedzy, lecz z utrwalonych możliwości wykonywania obowiązków. Pracownicy mogą znać procedury, a mimo to mieć problem z przekazywaniem informacji, ustalaniem priorytetów czy reagowaniem na nietypowe sytuacje. Takie problemy na prawdę bardzo często ujawniają się dopiero przy większej liczbie zleceń, zmianie organizacji pracy lub pojawieniu się nowych zadań.

Analiza tych zdarzeń pozwala określić, czy potrzebne jest uzupełnienie wiedzy, ćwiczenie konkretnych kwalifikacji, czy może zmiana sposobu organizacji zadań. W tym kontekście szkolenia dla firm mogą dotyczyć nie tylko i wyłącznie wiedzy branżowej, ale też zarządzania czasem, obsługi klienta, współpracy między działami i rozwiązywania problemów. Temat zajęć powinien wynikać z sytuacji, które realnie występują w danym środowisku pracy. W innym wypadku uczestnicy mogą poznać wiele ogólnych zasad, które niełatwo będzie odnieść do własnych obowiązków.

Przygotowanie programu wymaga uwzględnienia tego, jak pracownicy wykonują własne zadania i z jakimi ograniczeniami się mierzą. Na przykład, szkolenie dotyczące organizacji czasu nie rozwiąże kłopotu, jeżeli zasadniczą przyczyną opóźnień są niejasne podziały odpowiedzialności albo częste zmiany poleceń. Dokładnie tak samo zajęcia z komunikacji nie zastąpią ustalenia zasad przekazywania informacji między zespołami. Dlatego przed wyborem tematu warto zebrać opinie uczestników, rozważyć powtarzające się błędy i ustalić, jakich zmian oczekuje się po zakończeniu zajęć. Firma szkoleniowa może na tej bazie opracować zakres materiału dopasowany do dokładnie określonej grupy, jednak dokładność diagnozy zależy również od informacji przekazanych przez organizatora. Zbyt ogólny opis potrzeb utrudnia przygotowanie ćwiczeń odnoszących się do rzeczywistych sytuacji. Znaczenie moraz wielkość grupy. Przy liczniejszym zespole nie najprościej poświęcić wszystkim osobom uczestnikowi tyle samo czasu, w szczególności gdy program obejmuje zadania praktyczne i indywidualną informację zwrotną.

Osobną kwestią jest wybór metody prowadzenia zajęć. Wykład testuje się przy przekazywaniu uporządkowanych informacji, zmianach w przepisach lub omawianiu nowych zasad postępowania. Nie za każdym razem wystarcza natomiast wtedy, gdy uczestnicy mają nauczyć się reagowania na skomplikowane sytuacje. W tak zaistniałych okolicznościach można wykorzystać analizę przypadków, ćwiczenia w parach albo symulacje rozmów. Ich przebieg powinien uwzględniać warunki zbliżone do codziennej pracy, ponieważ zbyt uproszczone przykłady nie pokazują wszystkich trudności. Warto też pozostawić czas na omówienie błędów i różnorakich możliwości rozwiązania tego samego problemu. Nie każda metoda pasuje do każdego tematu. Ćwiczenia wymagające aktywnego udziału mogą być trudniejsze do przeprowadzenia w sporej grupie zdalnej, jednakże spotkanie stacjonarne wiąże się z obowiązkiem uzgodnienia terminu i zapewnienia adekwatnej przestrzeni. Na organizację wpływają także zmiany w grafiku, dostępność pracowników oraz wymaganie zachowania ciągłości bieżących obowiązków. Z takowych powodów program i metoda zajęć powinny być zawarte z uwzględnieniem realnych możliwości organizacyjnych.

Istotnym elementem procesu jest sposób użycia wiedzy po zakończeniu szkolenia. Sam udział w zajęciach nie oznacza, że pracownik od razu zmieni własne przyzwyczajenia. Część umiejętności wymaga powtarzania, a niektóre rozwiązania nieprosto zastosować bez odpowiednich warunków, narzędzi lub potwierdzenia przełożonych. Z tego względu warto uprzednio ustalić, po czym będzie można poznać, że szkolenie odpowiadało na określoną potrzebę. W sytuacji obsługi klienta może to być sposób prowadzenia rozmów, przy pracy z dokumentami liczba powtarzających się pomyłek, a przy zarządzaniu zadaniami terminowość realizacji ustalonych zadań. Ocena powinna uwzględniać również czynniki niezależne od uczestników, tj. obciążenie pracą czy zmiana zakresu odpowiedzialności. Przydatne może być ponowne sprawdzenie efektów po kilku tygodniach, kiedy pojawi się sposobność zastosowania poznanych metod w praktyce. Takie podejście daje możliwość odróżnić zadowolenie z przebiegu spotkania od rzeczywistej zmiany w sposobie wykonywania obowiązków. Ułatwia też określenie, czy potrzebne są dodatkowe ćwiczenia, indywidualne wsparcie albo korekta procedur obowiązujących w organizacji.

Polecamy: szkolenia dla firm.