Rola systemów fakturowych w obsłudze KSeF

Cyfryzacja procesów księgowych zmienia sposób dokumentowania transakcji a także obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach o różnej skali działalności. Wprowadzenie Krajowego Systemu e Faktur wpłynęło na konieczność dostosowania narzędzi informatycznych do nowych zasad wystawiania i przesyłania dokumentów sprzedażowych. Program do faktur z ksef umożliwia przygotowanie ustrukturyzowanej faktury zgodnej z aktualnym schematem oraz jej przekazanie do centralnej bazy danych.

W praktyce oznacza to odejście od tradycyjnych plików PDF czy papierowych dokumentów na rzecz plików w określonym schemacie XML które podlegają walidacji przed nadaniem numeru identyfikacyjnego w systemie.

System do faktur z ksef integruje się zazwyczaj z innymi modułami wykorzystywanymi w biznesie takimi jak magazyn, sprzedaż czy księgowość. Tego rodzaju rozwiązania pozwalają na automatyczne pobieranie danych kontrahenta, stawek podatkowych a także informacji o towarach i usługach co ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania tych samych informacji w różnych miejscach. Wdrożenie dobrego narzędzia wymaga analizy procesów wewnętrznych ponieważ sposób wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e Faktur wiąże się z określonymi terminami przesyłania dokumentów oraz zasadami ich korygowania. Ważne znaczenie ma również kwestia nadawania uprawnień użytkownikom którzy w imieniu przedsiębiorstwa uzyskują dostęp do systemu i mogą wystawiać lub odbierać faktury.

Program do faktur z ksef może funkcjonować w modelu lokalnym albo chmurowym w współzależności od przyjętej architektury informatycznej. Opcje te różnią się sposobem przechowywania danych oraz metodą aktualizacji oprogramowania. Niezależnie od modelu kluczowe jest zapewnienie zgodności z aktualną strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej publikowaną przez administrację skarbową. Zmiany w przepisach podatkowych mogą powodować konieczność przemian oprogramowania dlatego system do faktur z ksef powinien umożliwiać obowiązujące implementację do nowych założeń formalnych. W praktyce obejmuje to aktualizację schematów, obsługę nowych pól obowiązkowych a także implementację sposobu raportowania danych.

Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur w ramach centralnego systemu wiąże się także z koniecznością przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia a także obsługę dokumentów sprzedażowych. Wykorzystywanie z narzędzi takich jak program do faktur z ksef zmienia dotychczasowe przyzwyczajenia powiązane z archiwizacją dokumentów ponieważ przechowywanie odbywa się w systemie teleinformatycznym administracji publicznej przez określony przepisami czas. System do faktur z ksef wpływa także na relacje z kontrahentami gdyż moment uznania faktury za wystawioną jest powiązany z jej przyjęciem w systemie a nie z datą wysłania wiadomości e mail. Wszystkie te elementy sprawiają że zagadnienie elektronicznego fakturowania w oparciu o Krajowy System e Faktur stanowi istotny obszar organizacyjny i technologiczny w działalności przedsiębiorstw.

Inne informacje w tym temacie: program do faktur z ksef.

Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.

[Publikacja sponsorowana]